Términos y Condiciones

POLÍTICAS PARA 

OBJETIVO


La elaboración y propuesta de este documento corresponde a la necesidad de dar
cumplimiento a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y a su
Decreto Reglamentario 1377 de 2013, que regulan la protección de datos
personales e imponen deberes a los encargados y responsables de bases de datos.
Siendo una de las obligaciones la elaboración de un manual interno de políticas
y procedimientos para garantizar la protección de datos personales y en
especial para regular los procedimientos de contratación y reclamos.

Es muy importante para nuestra compañía contar con las bases de datos de
nuestros clientes, proveedores, trabajadores y demás personal necesario para el
desarrollo del objeto de nuestra actividad comercial y el cumplimiento de los
objetivos corporativos del negocio, tales como procesos de selección y
contratación del personal, o los procesos relacionados con los proyectos y
servicio al cliente, usuarios, proveedores, accionistas, entre otros.

El objetivo fundamental del presente manual es desarrollar el derecho
constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar
la información personal que se haya recogido sobre en bases de datos o
archivos, y garantizar los demás derechos, libertades constitucionales.

CAPÍTULO I DISPOSICIONES GENERALES.
Artículo 1. Normatividad Aplicable:
El presente manual se encuentra sujeto a la regulación establecida en la Ley
1581 de 2012, Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que le
sustituyan o adiciones; y a los derechos constitucionales establecidos en los
artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia.

Artículo 2. Ámbito de Aplicación:
Los principios y disposiciones contenidos en el presente manual serán
aplicables a los datos personales registrados en las bases de datos que los
haga susceptibles de tratamiento por parte de VEFLAT S.A.S.,
excepto a las bases de datos y archivos regulados por la Ley 1266 de 2008.

Artículo 3. Definiciones:
Para los efectos del presente manual y de acuerdo con lo establecido en la Ley
1581 de 2012, se entiende por:
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del
Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea
objeto de Tratamiento;
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda
asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de
datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o
privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos
y/o el Tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de
Tratamiento;
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre
datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión.

Bases de Datos Activas: 

Son las bases que contienen datos recolectados de
forma manual o automatizados que contienen información personal vinculada de
manera directa o indirecta bajo cualquier modalidad contractual en VEFLAT S.A.S,
tales como, proveedores, Trabajadores, socios, clientes, etc.; y que por su
vínculo contractual sean objeto de tratamiento. La información contenida en las
bases de datos activas solo podrá ser consultada por el personal autorizado de
la compañía tanto interno como externo, para lo cual, este deberá tener su
política de protección de datos y/o acogerse a la política de protección de
datos establecida por VEFLAT S.A.S., suscribir previamente la cláusula de
confidencialidad y en el caso de colaboradores externos deberán contar con los
mecanismos y herramientas necesarios para la protección de los datos.


i) Bases de Datos de Proveedores
: Son las bases de datos manuales o
automatizados que contienen datos de las personas naturales que presten un
servicio o provean productos para VEFLAT S.A.S., y que por su
vínculo comercial sean objeto de tratamiento.


Bases de Datos de Clientes: Son las bases de datos manuales o
automatizadas que contienen datos de las personas naturales a quienes VEFLAT
S.A.S., 
le presta servicios tecnológicos de conformidad con su objeto
social o presta un servicio derivado de una relación comercial. En relación con
las personas naturales que estén vinculadas con nuestros clientes, que con
ocasión de la relación contractual se desprenda algún tipo de tratamiento, se
garantizará que el uso de su información será tratado de conformidad con las
finalidades establecidas en el presente Manual.


Bases de Datos de Socios: Es la base de datos manual o automatizada que contienen
datos de las personales naturales que tienen la calidad de socios de la VEFLAT
S.A.S.

Base de Datos Comercial: Conformada por información recolectada a
través de estrategias comerciales elaboradas por la compañía y/o aquellos datos
suministrados por personas que por su propia voluntad nos contactan a través de
nuestros canales de comunicación con el fin de solicitar información acerca de
nuestros productos o servicios, evaluar posibilidades de alianzas o relaciones
comerciales. La información recolectada tiene como propósito contactar al
titular de la información con la finalidad de crear vínculos contractuales y/o
Comerciales.


Bases de Datos de Hojas de Vida: Conformada por información
recolectada a través de Interesados en vincularse laboralmente a VEFLAT
S.A.S
., Personas que por su propia voluntad envían su Hoja de Vida a la
compañía, con el objeto de ser tenidas en cuenta en los procesos de selección. 

La información suministradasolo la utilizan quienes tengan que ver en los procesos de selección,
reclutamiento y contratación. La compañía no comparte la información
recolectada con ninguna persona natural o jurídica ajena a la misma.

Base de datos de Trabajadores: Son las bases de datos manuales o
automatizadas que contienen datos de las personas naturales que estén
vinculadas laboralmente con VEFLAT S.A.S. La información sobre
los empleados es estrictamente confidencial y solo pueden utilizarla quienes,
debido a su cargo, tengan que ver con la gestión de la relación laboral. La
compañía no hace púbico datos o información relacionada con los empleados a
personas ajenas a la relación laboral o a entidades y personas ajenas a la
compañía.

ñ) Bases de Datos Inactivos: Son las bases que contienen datos
recolectados de forma manual o automatizados que contienen datos de personas
naturales que actualmente no estén vinculadas bajo ninguna modalidad con VEFLAT
S.A.S. 
El tratamiento de la información almacenada en esta base de
datos será restringido y sólo podrá ser consultada por el Representante Legal
de la Compañía o a quien designe en los casos que sean estrictamente
necesarios. La permanecía de esta información está regulada por nuestra
Política de Gestión Documental.

Datos de Identificación: Hace referencia a aquella información que
tiene como finalidad identificar e individualizar al titular de los datos.

Datos de Ubicación: Hace referencia aquella información que permite
localizar al titular de los datos.

Datos Socio-económicos: Hace referencia a aquella información que
permite conocer, verificar y clasificar el nivel social y económico al que
pertenece el titular de los datos.

Datos Sensibles: Adoptamos la definición que estipula el título III
de la ley estatutaria 1581 de 2012.

Datos Biométricos: Hace referencia a aquella información que
permite realizar una identificación biométrica y/o digital del titular.

Autorización General: Hace referencia a la autorización que da el
titular de los datos para que cualquier información proporcionada por este
cumpla con la finalidad especificada según la base de datos y la necesidad de
ejecutarla.

Otros: Sub clasificación que tiene como finalidad agrupar aquella
información que se recolecte diferente a las antes enunciadas, pero que tengan
un propósito necesario para desarrollar el objeto social de VEFLAT
S.A.S.
, y cumplir con políticas internas o disposiciones legales.


Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o
sensible. Es considerado como públicos, entre otros, los datos relativos al
estado civil de las personas, a su profesión u oficio, y a su calidad de
comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden
estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos,
gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas
que no estén sometidas a reserva.

Dato Semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza
íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar
no solo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad
en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de
servicios. Este tipo de dato requerirá autorización para su circulación.

Dato Privado: Considerado también como personal. Hacer referencia a
toda información que identifique o permita individualizar a una persona.

Transmisión de datos personales: Es el tratamiento de datos
personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del
territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización
de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del responsable.

Transferencia de datos personales: La transferencia de datos tiene lugar
cuando el responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales,
ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor,
que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del
país.

Artículo 4. Clasificación de los Datos Personales:
VEFLAT S.A.S., ha adoptado criterios de clasificación de los datos
según su naturaleza de conformidad el nivel de confidencialidad que tenga cada
dato. Por lo anterior, los datos pueden ser Públicos, Semiprivados, Privados y
Sensibles, de conformidad con las definiciones del artículo anterior.

Artículo 5. Principios:
Los principios que se establecen a continuación, constituyen los parámetros
generales que serán respetados por VEFLAT S.A.S., en los procesos
de tratamiento de datos personales:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El
Tratamiento a que se refiere el presente manual es una actividad reglada que
debe sujetarse a lo establecido en la ley 1581 de 2012 y en las demás
disposiciones que la desarrollen;

Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una
finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser
informada al Titular;

Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales
no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de
mandato legal o judicial que releve el consentimiento;

Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a
Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y
comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos,
fraccionados o que induzcan a error;

Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el
derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del Encargado
del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca
de la existencia de datos que le conciernan;

Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se
sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales,
de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el
Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por
las personas previstas en la presente ley;

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles
en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el
acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido
sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley;

Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el
responsable del tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la ley
1581 de 2012, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y
administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento;

Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan
en el Tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos
están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de
finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento,
pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando
ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la ley 1581 de
2012.

CAPÍTULO II FINALIDADES.


Artículo 6. VEFLAT S.A.S., 
en cada una de las bases de datos
subclasificó la información personal que se recolecta, de conformidad con las
definiciones de los tipos de datos desarrollados en el capítulo anterior, que
según el caso pueden recolectarse en el transcurso de la relación
precontractual o contractual que se tenga entre VEFLAT S.A.S., y
el titular.


Clientes Inactivos

DATOS DE IDENTIFICACIÓN

Individualizar al titular de los datos personalesDATOS DEUBICACIÓNConservar información de clientes
inactivos.DATOSSOCIOECONÓMICOSUtilizar como memorias sobre los tipos de
clientes de lacompañíaBIOMÉTRICOSConservar la información como
antecedentes de la relacióncontractual.AUTORIZACIÓN GENERALCompartir,
incluyendo la transferencia y transmisión de susdatos personales a terceros
países para los fines relacionados con la operación y custodia de la
información.

Proveedores

DATOS DE IDENTIFICACIÓN

Individualizar al titular de los datos
personales

DATOS DE UBICACIÓN 

Tener contacto permanente con el titular de los
datospersonales.Dar cumplimiento a obligaciones contraídas.Validar la
información contenida en la facturación y/o en cualquier acto realizado por el
proveedor.Solicitar productos y servicios requeridos.Presentar peticiones ante
el proveedor.

DATOS SOCIOECONÓMICOS 

Validar la capacidad económica del
proveedor para garantizar el cumplimiento, calidad y estabilidad económica del
contrato.


BIOMÉTRICOS

 La compañía cuenta grabaciones y monitoreo de video y
llamadas, la información tiene como finalidad brindar seguridad de las
instalaciones.Verificar la calidad del servicio que se le presta al titular o
que el titular presta a externos de VEFLAT S.A.S.


AUTORIZACIÓN GENERAL

Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión
de sus datos personales a terceros para los fines relacionados con la operación
de nuestra compañía.Elaboración y celebración del contrato


OTROS

Información comercial y publicitaria.Para realizar campañas de
fidelización del proveedor externo.Evaluar la calidad de los productos y/o
servicios; Sub clasificar aquella información que se recolecte diferente a las
antes enunciadas, pero que tengan un propósito necesario para desarrollar el
objeto social de VEFLAT S.A.S., y cumplir con políticas internas o
disposiciones legales.


BASE DEDATOSSUB CLASIFICACIÓN FINALIDAD

Hojas de Vida

DATOS DE IDENTIFICACIÓN

Individualizar al titular de los
datos personalesDATOS DE UBICACIÓN

Realizar los procesos necesarios en el área de recursos humanos para la
selección de candidatos y contratación, con base en la información suministrada
por los postulados.

BIOMÉTRICOS

AUTORIZACIÓN GENERAL

Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión
de sus datos personales a terceros países para los fines relacionados con la
recolección, tratamiento y custodia de la información.

OTROS

Realizar las consultas necesarias de seguridad, referencias y experiencia laboral de los
candidatos.


BASE DEDATOSSUBCLASIFICACIÓN FINALIDAD

Trabajadores
DATOS DE IDENTIFICACIÓN

Individualizar al titular de los datos
personales, Realizar los procesos necesarios en el área de recursos humanos
dentro de la empresa.

DATOS DE UBICACIÓN

Tener contacto permanente con el titular de los datos personales.


DATOS SOCIOECONÓMICOS

Verificar información suministrada por el titular
en el proceso de selección.Verificar el entorno social y económico del titular

SENSIBLES

Para dar cumplimiento con las obligaciones derivadas de la relación laboral.

BIOMÉTRICOS 

Constatar la identidad del titularVerificar la calidad del
servicio que presta el titular a externosEn las instalaciones que tenemos
monitoreo por grabaciones de video, la información tiene como finalidad brindar
seguridad a la infraestructura.


BASE DEDATOSSUBCLASIFICACIÓN FINALIDAD

AUTORIZACIÓN Y FINALIDAD GENERAL

Para el manejo y cumplimiento de las
normas de Seguridad Social, incluyendo la transferencia de mi información a
terceros que se requiera.Para dar cumplimiento con las obligaciones derivadas
de la relación laboral.

OTROS

Contactar a mis familiares, dependientes económicos y/o
beneficiarios en caso de emergencia.Realizar el control interno de
conocimientos y habilidades personales; Sub clasificar aquella información que
se recolecte diferente a las antes enunciadas, pero que tengan un propósito
necesario para desarrollar el objeto social de VEFLAT S.A.S., y cumplir con
políticas internaso disposiciones legales.


BASE DEDATOSSUBCLASIFICACIÓN FINALIDAD

Socios

DATOS DE IDENTIFICACIÓN

Individualizar al titular de los datos personales


DATOS DE UBICACIÓN

Tener contacto permanente con el titular de los datos
personales.Realizar pagos de dividendos, realizar citaciones, y enviar
comunicaciones en asuntos relacionados con la sociedad.

DATOSSOCIOECONÓMICOS

Para mantener un registro dentro de la compañía


BIOMÉTRICOS

La compañía cuenta grabaciones y monitoreo de video y
llamadas, la información tiene como finalidad brindar seguridad de las
instalaciones.

AUTORIZACIÓN GENERAL

Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión
de sus datos personales a terceros países para los fines relacionados con la
operación.Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos
personales a terceros para los fines relacionados con la operación de nuestra
compañía.


BASE DEDATOSSUBCLASIFICACIÓN FINALIDAD


OTROS

Sub clasificar aquella información que se recolecte diferente a las
antes enunciadas, pero que tengan un propósito necesario para desarrollar el
objeto social de VEFLAT S.A.S., y cumplir con políticas internas o
disposiciones legales.


BASE DEDATOSSUBCLASIFICACIÓN FINALIDAD

Comercial, invitados

DATOS DE IDENTIFICACIÓN

Individualizar al titular de los datos personales


DATOS DE UBICACIÓN

Tener contacto permanente con el titular de los datos personales.
Compartir contenido de valor con información propia de VEFLAT S.A.S.,
(webinars, eventos, eblast, comunicaciones, etc.) y validar posibles nuevos
negocios.Conocer aceptación de los productos y servicios ofrecidos Validar con
los prospectos oportunidades reales de negocio para ser gestionadas por el área
comercial


Compartir contenido de valor que nos posicione como expertos en la
implementación de nuestras soluciones de negocio Información comercial,
publicitaria o promocional sobre los productos y/o servicios, eventos y/o
promociones de tipo comercial, con el fin de impulsar, invitar, dirigir,
ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o
concursos de carácter comercial o publicitario


DATOS
SOCIOECONÓMICOS

Obtener una referencia sobre los productos a ofrecer de acuerdo a su capacidad
económica y/o necesidades.

BIOMÉTRICOS

En las instalaciones que tenemos monitoreo por grabaciones de video, la
información tiene como finalidad brindar seguridad a la infraestructura.
Verificar la calidad del servicio que se le presta al titular


AUTORIZACIÓN GENERAL

Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros
países para los fines relacionados con la operación y custodia de la
información.


BASE DEDATOSSUBCLASIFICACIÓN FINALIDAD

OTROS

Compartir información sobre nuestro portafolio de soluciones; Sub clasificar aquella
información que se recolecte diferente a las antes enunciadas, pero que tengan
un propósito necesario para desarrollar el objeto social de VEFLAT S.A.S., y
cumplir con políticas internas o disposiciones legales.


BASE DEDATOSSUBCLASIFICACIÓN FINALIDAD

Facturación terceros

DATOS
DE IDENTIFICACIÓN

Individualizar al titular de los datos personales.

DATOS DE UBICACIÓN

Tener contacto permanente con el titular de los datos personales.Informar sobre
cambios de nuestros productos o servicios.Realizar las gestiones necesarias
para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios y productos
contratados con los clientes de VEFLAT S.A.S.Prestar al titular de la
información los servicios de asistencia, consultoría y soporte necesarios para
cumplir las obligaciones emanadas de nuestras relaciones comerciales.Realizar
actividades de elaboración y facturación a terceros.

BIOMÉTRICOS

En las instalaciones que tenemos monitoreo por grabaciones de
video, la información tiene como finalidad brindar seguridad a la
infraestructura.Verificar la calidad del servicio que se le presta al titular.


AUTORIZACIÓN GENERAL

Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros
países para los fines relacionados con la operación y custodia de la
información.La autorización otorgada para fines de facturación es suministrada
por nuestros clientes, para que VEFLAT S.A.S., o por quienes VEFLAT
S.A.S., contrate para ejercer en su representación recolecte la
información necesaria para gestionar de manera adecuada la obligación
contractual defacturación.


BASE DEDATOSSUBCLASIFICACIÓN FINALIDAD


OTROS

Enviar información adicional solicitada por los clientes de VEFLAT S.A.S., Subclasificar

aquella información que se recolecte diferente a las antes enunciadas, pero que
tengan un propósito necesario para desarrollar el objeto social de VEFLAT S.A.S.,
y cumplir con políticas internas o disposiciones legales.

CAPÍTULO III AUTORIZACIÓN.


Artículo 7. Autorización:
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos
personales por parte de VEFLAT S.A.S. requiere del
consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los
mismos. VEFLAT S.A.S., en su condición de RESPONSABLE Y ENCARGADO
del tratamiento de datos personales, ha dispuesto de los mecanismos necesarios
para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea
posible verificar el otorgamiento de dicha autorización.


Artículo 8. Forma para Otorgar la Autorización:
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, en cualquier
otro formato o medio que permita garantizar su posterior consulta, o mediante
un mecanismo técnico o tecnológico idóneo mediante el cual se pueda concluir de
manera inequívoca, que, de no haberse surtido una conducta del titular, los
datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
Con el procedimiento de la autorización consentida se garantiza que se ha
puesto en conocimiento del titular de los datos personales, tanto el hecho que
su información personal será recogida y utilizada para fines determinados y
conocidos, como que tiene la opción de conocer cualquier alteración a los
mismos y el uso específico que de ellos se ha dado.


Artículo 9. Casos en que no se requiere autorización:
Por disposición expresa del Artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización
del Titular no será necesaria cuando se trate de:
Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de
sus funciones legales o por orden judicial;Datos de naturaleza pública;Casos de
urgencia médica o sanitaria;Tratamiento de información autorizado por la ley
para fines históricos, estadísticos o científicos;Datos relacionados con el
Registro Civil de las Personas.


Artículo 10. Autorización de Datos Sensibles:


El Tratamiento de datos sensibles está prohibido, a excepción de los casos
expresamente contenidos en el Artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, en todo caso,
de presentarse la necesidad de su recolección, para su Tratamiento, VEFLAT
S.A.S. 
Informará al Titular que el dato que va a suministrar es de los
catalogados como sensibles, la finalidad por la cual se solicita y su derecho a
no proporcionarlo por estar en esta categoría.


Artículo 11. Datos Biométricos:


De conformidad con el artículo anterior VEFLAT S.A.S. ha
identificado la utilización de los siguientes datos biométricos, los cuales se
pasan a detallar con su finalidad:
Grabaciones SonorasVEFLAT S.A.S. por razones de
calidad y de seguridad, ha establecido dentro de su sistema de gestión la
posibilidad de grabar las conversaciones que se centren en la prestación de un
servicio. El titular de este dato biométrico deberá ser informado previamente
de la posibilidad de ser grabado y tendrá la libertad de decidir si acepta o no
la grabación, salvo que dicha grabación derive de la prestación de un servicio
contratado por el titular y/o la persona jurídica con la cual ese titular está
vinculado. Hacen parte de las Grabaciones Sonoras las que se realicen vía
telefónica, las cuales podrán ser grabadas y monitoreadas por razones de
Calidad.


Grabaciones de VideoVEFLAT S.A.S. por razones de
seguridad, ha optado por realizar grabaciones continuas de video dentro de sus
instalaciones, las cuales tienen como única finalidad, brindar seguridad al
personal que ingresa a la Compañía, a su infraestructura y a los bienes que
estén dentro del Establecimiento. Estas grabaciones sólo podrán ser consultadas
por personal Autorizado directamente por el representante legal. En todo
caso VEFLAT S.A.S. atenderá los requerimientos que realice el
Titular de los datos biométricos sobre el tratamiento que se le están dando a
los mismos. VEFLAT S.A.S. tendrá en un lugar visible de sus instalaciones un
aviso mediante el cual informa a todos sus clientes, proveedores, trabajadores
y visitantes que cuenta con un sistema de grabación de video con la finalidad
de brindar seguridad al personal que ingresa a sus instalaciones, a la
infraestructura y a sus bienes.
Los datos biométricos y sensibles serán tratados con mayor seguridad que los
datos privados de conformidad con nuestras Políticas de Seguridad de la
Información, el acceso a los mismos estará restringido para todo el personal
de VEFLAT S.A.S. y sólo la Presidencia podrá designar y
autorizar quien tenga acceso a la misma.


Artículo 12. Aviso:


El Aviso es el documento físico, electrónico o en cualquier otro formato, que
es puesto a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos
personales. A través de este documento se informa al Titular la información
relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le
serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del
tratamiento que se pretende dar a los datos personales.


Artículo 13. Contenido del Aviso:
El Aviso de Privacidad, como mínimo, deberá contener la siguiente información:
La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento;
El tipo de tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del
mismo, y Los mecanismos generales dispuestos por VEFLAT S.A.S. para que
el Titular conozca la política de tratamiento de la información y los cambios
sustanciales que se produzcan en ella. 

En todos los casos, debe informar al titular cómo acceder o consultar la política de tratamiento de información.

CAPÍTULO IVTRANSMISIÓN Y TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES.
Artículo 14. Transferencia de Datos Personales:
Según lo reglamentado por la Ley 1581 de 2012, VEFLAT S.A.S., prohíbe
la transferencia de datos personales de cualquier tipo a países que no
proporcionen niveles adecuados de protección de datos.


Parágrafo

Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de
protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la
superintendencia de industria y comercio sobre la materia, los cuales en ningún
caso podrán ser inferiores a los definidos por la Ley 1581de 2012.
Artículo 15

Se excluye de la prohibición establecida en el artículo
anterior:
Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización
expresa e inequívoca para la transferencia;
Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del
Titular por razones de salud o higiene pública;
Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les
resulte aplicable;
Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales
la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de
reciprocidad;
Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y
el responsable del tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales
siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular;


Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o
para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso
judicial.


Artículo 16. En todo caso será obligación de VEFLAT S.A.S., verificar
con la Superintendencia de Industria y Comercio al momento de realizar una
transferencia internacional de datos personales, que el país receptor cuente
con niveles adecuados para la protección de datos personales, y deberá además
contar con la respectiva autorización del titular del dato para realizar la
respectiva transferencia.


Artículo 17. VEFLAT S.A.S., al momento de realizar una
transferencia o transmisión nacional o internacional de datos personales,
deberá contar además de la autorización expresa del titular, un acuerdo con el
receptor de la información ya sea encargado o responsable, por medio del cual
estos se comprometan al cumplimiento de lo establecido en la Ley 1581 de 2012,
y a guardar la reserva y confidencialidad de toda la información personal que
reciba.

CAPÍTULO V: DEBERES Y DERECHOS.
Artículo 18. Derechos de Titular:
El Titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables
del tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer,
entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no
haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada a VEFLAT S.A.S. salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de
conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley;
Ser informado por VEFLAT S.A.S., previa solicitud, respecto del uso
que les ha dado a sus datos personales;


Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por
infracciones a lo dispuesto en el presente reglamento o en la ley 1581 de 2012
y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el
Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías
constitucionales y legales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento.


Artículo 19. Deberes de VEFLAT S.A.S:
Sin perjuicio de las disposiciones previstas en el presente manual, en la ley
1581 de 2012 y en otras que rijan su actividad, VEFLAT S.A.S., deberá:
Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del
derecho de hábeas data;Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en
el presente manual y en la Ley 1581 de 2012, copia de la respectiva
autorización otorgada por el Titular;
Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los
derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para
impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento;
Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento
sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
Actualizar la información, comunicando de forma oportuna, todas las novedades
respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás
medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga
actualizada;
Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al
Encargado del Tratamiento;


Suministrar únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de
conformidad con lo previsto en el presente manual o en la ley;
Exigir en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad
de la información del Titular;
Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en el
presente manual y en la ley 1581 de 2012;
Informar cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del
Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el
trámite respectivo;
Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones
a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la
información de los Titulares.Cumplir las instrucciones y requerimientos que
imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los
datos.


Actualizar la información reportada dentro de los cinco (5) días hábiles
contados a partir de su recibo.
Registrar en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en la
forma en que se regula en la presente ley;
Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión
judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre
procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular
y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y
Comercio;


Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener
acceso a ella;

CAPÍTULO VI PROCEDIMIENTOS.
Artículo 20. Acceso:
El poder de disposición o decisión que tiene el titular sobre la información
que le concierne, conlleva necesariamente el derecho de acceder y conocer si su
información personal está siendo objeto de tratamiento, así como el alcance,
condiciones y generalidades de dicho tratamiento. De esta manera, VEFLAT
S.A.S. 
debe garantizar al titular su derecho de acceso en tres vías:
La primera implica que el titular pueda conocer la efectiva existencia del
tratamiento a que son sometidos sus datos personales.
La segunda, que el titular pueda tener acceso a sus datos personales que están
en posesión del responsable.


La tercera, supone el derecho a conocer las circunstancias esenciales del
tratamiento, lo cual se traduce en el deber de VEFLAT S.A.S. de
informar al titular sobre el tipo de datos personales tratados y todas y cada
una de las finalidades que justifican el tratamiento.


Parágrafo

Este derecho puede ejercerse directamente por el titular o
por sus causahabientes o por intermedio de un apoderado del titular de la
información personal. En todo caso, el titular, sus causahabientes o su
apoderado, deberá adjuntar copia del documento que lo identifique y lo faculte
como tal. El apoderado deberá presentar copia del poder y del documento de
identificación el cual será archivado como soporte dentro de la petición
respectiva. En todo caso, si la presentación se realiza sin la acreditación o
presentación del documento idóneo, se entenderá como no presentada la solicitud
sin que se dé trámite a ésta.Artículo 21. Contenido de la Consulta o


Reclamo:

La solicitud debe estar dirigida a VEFLAT S.A.S., y debe contener
como mínimo los siguientes datos:

Nombres y Apellidos del Titular.
Nombre de identidad del Titular.
Datos de localización del titular.
Descripción de los hechos que dan lugar a la consulta o reclamo.
Medio por el cual desea recibir la respuesta.
Nombre completo del peticionario si es una persona distinta al titular, debe
aportar los documentos que le permitan actuar en su nombre
Firma del peticionario.


Artículo 22. Consultas:
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del
Titular que repose en cualquiera de nuestras bases de datos, debiendo VEFLAT
S.A.S 
suministrar a estos toda la información contenida en el registro
individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
La consulta se formulará por cualquiera de los siguientes medios:
Registro del formato establecido ubicado en la recepción de la empresa.


El correo electrónico denominado VEFLAT S.A.S.
Correspondencia radicada por las partes interesadas.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles
contados a partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se
informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la
fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los
cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.


Artículo 23. Reclamos:
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en
una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o
cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en este reglamento o en la ley, podrán presentar un reclamo
ante VEFLAT S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes
reglas:
El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida a VEFLAT S.A.S. con
la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al
reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los
cinco(5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las
fallas. Si Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin
que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha
desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente
para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos
(2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda
que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no
mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda se mantendrá hasta que el reclamo
sea decidido.


El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere
posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado
los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en
ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento
del primer término.


Artículo 24. Revocatoria de la Autorización:
Los titulares de los datos personales pueden revocar el consentimiento al
tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no
lo impida una disposición legal. Para ello, VEFLAT S.A.S. establece
mecanismos sencillos y gratuitos que permiten al titular revocar su
consentimiento.
Se deberá tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocación
del consentimiento puede darse.
La primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto
es, queVEFLAT S.A.S. deba dejar de tratar por completo los datos
del titular;
La segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, como por
ejemplo para fines publicitarios o de estudios de mercado. Con la segunda
modalidad, esto es, la revocación parcial del consentimiento, se mantienen a
salvo otros fines del tratamiento que el responsable, de conformidad con la
autorización otorgada puede llevar a cabo y con los que el titular está de
acuerdo.
Por lo anterior, será necesario que el titular al momento elevar la solicitud
de revocatorio consentimiento a VEFLAT S.A.S., indique en ésta si
la revocación que pretende realizar es total o parcial. En la segunda hipótesis
se deberá indicar con cuál tratamiento el titular no está conforme.Habrá casos
en que el consentimiento, por su carácter necesario en la relación entre
titular y responsable por el cumplimiento de un contrato, por disposición legal
no podrá ser revocado.
Los mecanismos o procedimientos que VEFLAT S.A.S. establezca
para atender las solicitudes de revocatoria del consentimiento no podrán
exceder los plazos previstos para atender las reclamaciones conforme se señala
en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
No procederá la supresión y revocatoria de la autorización cuando exista un
deber legal o contractual del titular de permanecer en la base de datos, de
acuerdo a lo establecido en el artículo 9 del decreto 1377 de 2013.

CAPÍTULO VII: SEGURIDAD EN LA INFORMACIÓN.
Artículo 25. Medidas de Seguridad:
VEFLAT S.A.S. en cumplimiento a lo establecido por la Ley Estatutaria
1581 de 2012, adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean
necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
VEFLAT S.A.S. tiene implementado las medidas de seguridad para la
protección de cada una de esas Bases de Datos a través de las Políticas de
Seguridad de la Información y un área de Seguridad Informática quien tiene a su
cargo entre otras funciones hacer cumplir las condiciones mínimas de seguridad,
prevención de riesgos e implementación de controles que impidan la
adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
VEFLAT S.A.S., en cumplimiento de las obligaciones legales,
estatutarias o contractuales relacionadas con la seguridad de la información y
requisitos de seguridad en general, tiene establecido el Sistema de Gestión de
la Seguridad de la Información y la T.SI.403 política General de Seguridad de
la Información.


Todos los contratos entre VEFLAT S.A.S y sus clientes,
proveedores, trabajadores y/o colaboradores tienen inmersa una Cláusula de
Confidencialidad, por lo que adquieren los últimos un compromiso irrenunciable
de guardar para sí con recelo toda información con la que contarán y tendrán
acceso a través de su participación en alguna actividad o trabajo, incluyendo
los datos personales a los que tengan conocimiento.
Para la validación de la calidad del peticionario, VEFLAT S.A.S. ha
adoptado como medidas, las siguientes:
Los titulares de los datos personales deberán acreditar a VEFLAT S.A.S. su
calidad de Titular de la información o en su defecto la autorización
respectiva, para que se le pueda dar trámite a su petición.
VEFLAT S.A.S. al momento de recibir la petición por parte del
Titular, le solicitará que le exhiba su documento de identidad y deberá anexar
fotocopia del documento exhibido.
Si la consulta se realiza por medio electrónico o por cualquier otro medio no
presencial, el Titular de la información, deberá acompañar su petición con una
fotocopia escaneada de su documento de identidad, junto con la solicitud que
deberá estar firmada.

En todos los casos, VEFLAT S.A.S. podrá ponerse en contacto
con el titular de la información por los medios de notificación que reposan en
sus bases de datos para constatar la autenticidad de la petición.
Las bases de datos de los trabajadores estarán protegidas para evitar el acceso
de personal no autorizado.


Artículo 26. Implementación de las medidas de seguridad:


VEFLAT S.A.S. 
mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio
cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a
los sistemas de información.

CAPÍTULO VIII: DISPOSICIONES INTERNAS


Articulo 27 Designación:

VEFLAT S.A.S. al interior de la Compañía ha establecido los
procedimientos para dar cumplimiento de manera oportuna a los requerimientos
realizados por los Titulares o sus autorizados, por tal razón se ha designado
al Gerente de Calidad y Especialista de Seguridad Informática y
Redes 
quienes serán los encargados de cumplir con las funciones que la
ley 1581 de 2012, y lo ejercerán para recepcionar las solicitudes de los
titulares, para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación,
actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012.
Para la recepción de consultas, reclamos, quejas sobre el tratamiento de sus
datos personales o para el ejercicio de los derechos como Proveedor, cliente o
Trabajador podrá ponerse en contacto con VEFLAT S.A.S. al
correo electrónico info@veflat.com o utilizando los medios físicos que se han 
puesto a disposición en la oficina principal ubicada en la Cra 18 # 51 – 35, en la ciudad de Bogota D.C.,
 al igual que en las Sucursales, Agenciaso cualquier establecimiento de comercio de propiedad de VEFLAT S.A.S. peticiones
que serán recepcionadas en el horario de lunes a viernes de 8:00 a.m., a 12:00m.


Artículo 28. Comité de Protección de Datos Personales:
VEFLAT S.A.S., ha creado un comité de Protección de Datos Personales,
que se reunirá Ordinariamente cada seis (6) meses, el cual será designado por
la Presidencia, en el cual se verificará: [1] El cumplimiento
del Manual Interno de Políticas de Protección de Datos; [2] El
cumplimiento de las políticas de protección de datos; [3] Se
revisarán las peticiones que hayan realizado los titulares de los datos
personales que reposen en las Bases de Datos de VEFLAT S.A.S. en
los últimos seis (6) meses; [4] Se verificará si han existido
violaciones a los protocolos de seguridad de las Bases de Datos; [5] Elaborará
las recomendaciones y las expondrá a la administración de VEFLAT S.A.S. para
que tome las decisiones correctivas pertinentes; [6] Adicionalmente,
el Comité incluirá en las inducciones a nuevos colaboradores y en el momento
que se presente actualizaciones a la normatividad, una capacitación al personal
para que conozca los derechos y obligaciones tanto de los titulares de la
información, como de los procedimientos y obligaciones de VEFLAT S.A.S.


Artículo 29. Criterio para el Tratamiento de Datos Personales:
Los trabajadores y proveedores que, con motivo de sus funciones según su cargo
o labor, que tengan acceso a información personal contenida en las bases de
datos de VEFLAT S.A.S., deberá ceñirse estrictamente a los
siguientes criterios:
Solo podrá utilizar las bases de datos que contengan información de tipo
personal que sean suministradas, avaladas o autorizadas por el titular del dato
personal.
Se abstendrá de dar tratamiento a aquella que no cuenten con la autorización
previa por parte del titular de los datos o que no sean Datos Públicos.
Las informaciones contenidas en las bases de datos sólo podrán ser utilizadas
para los fines a los que fueron autorizados por el titular de la información.
Los correos electrónicos masivos dirigidos a personas externas deberán ser
remitidos utilizando la opción de Copia Oculta o CCO.
Se documentará cualquier solicitud que se realice al interior de la Compañía en
la que se involucre la circulación de datos personales.

Cada trabajador y proveedor ha sido informado de las implicaciones legales que
tiene el uso indebido de la información personal y de las bases de datos
de VEFLAT S.A.S., por lo que deberá ceñirse estrictamente a las
autorizaciones dadas por los titulares de las bases de datos y según los
criterios de uso.


Artículo 30. Criterio para el Tratamiento de Datos Personales Sensibles:
Los trabajadores y proveedores que, con motivo de sus funciones según su cargo
o labor, que tengan acceso a información personal contenida en las bases de
datos de VEFLAT S.A.S., deberá ceñirse estrictamente a los
siguientes criterios:
Llamadas telefónicas grabadas. Se informará al titular del dato biométrico
recolectado, que la llamada podrá ser grabada y monitoreada por motivos de
calidad.


Grabaciones de video: En las instalaciones de 
VEFLAT S.A.S. se
han instalado cámaras de seguridad que se encuentran distribuidas
estratégicamente para asegurar la integridad personal, la infraestructura y de
los bienes que al interior de las instalaciones se encuentre. A la entrada de
la edificación se avisará a las personas que ingresen que serán grabadas y
monitoreadas.
Se documentará cualquier solicitud que se realice al interior de la Compañía en
la que se involucre la circulación de datos personales sensibles.

CAPÍTULO XIX DISPOSICIONES FINALES
Artículo 31. Recepción de Solicitudes:


VEFLAT S.A.S. designa al Especialista de Seguridad
Informática y Redes 
para recepcionar las solicitudes de los titulares,
para el ejercicio de los derechos de acceso, consulta, rectificación,
actualización, supresión y revocatoria a que se refiere la Ley 1581 de 2012. A
nivel interno se han establecido procedimientos para la oportuna y eficaz
atención de las consultas y reclamos teniendo en cuenta los

Veflat mantiene el derecho para editar, eliminar o agregar nuevas politicas a este documento.